Was ist Wissensmanagement?

Was ist Wissen?

Wissen kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden.

Explizites Wissen kann dokumentiert und reproduziert werden. Beispiele dafür sind Leitlinien, Kundendatenbanken, Versuchsprotokolle. Sie können als Objekte betrachtet werden, welche abspeicherbar und später wieder aufrufbar sind. Für das Management von explizitem Wissen braucht es vorallem Informationsmanagement und –technologien wie zum Beispiel Datenbanken oder virtuelle Plattformen.

Implizites Wissen hingegen ist schwer greifbar. Es ist in den Köpfen der Menschen und von ihrem Erfahrungsschatz geprägt. So ist ein Kochrezept zwar dokumentiertes, explizites Wissen- doch erst das implizite Wissen, wie es umzusetzen ist, führt schliesslich zu einem Gericht. Und da dieses implizite Wissen bei keinen zwei Menschen gleich ist, schmeckt auch das Gericht bei jedem Koch anders- selbst wenn sie die gleichen Kochtricks anwenden. Daher ist implizites Wissen immer zuerst an einen Menschen gebunden. Um es weiterzugeben, muss es zunächst externalisiert , das heisst in irgendeiner Form rapportiert werden (Worte, Bilder, Videos, … ). Danach kann es geteilt und als neues Wissen in einem anderen Kontext angewendet, aber auch vor Verlust (Mitarbeiterfluktuation) geschützt werden.

Was macht Wissensmanagement?

Wissensmanagement organisiert und steuert die Wissens- und Lernlandschaft einer Organisation und hilft dabei, Wissen zu erhalten und neues Wissen zu kreieren.

Wissensmanagement betrachtet dabei drei Bausteine:

Die Technik als Voraussetzung für

  • die Erfassung, Speicherung und Abfrage von Wissen
  • die virtuelle Kollaboration
  • den Erwerb von neuem Wissen (zB E-Learnings, Online Veranstaltungen, PLEs)

Die Organisation in Bezug auf

  • die Schaffung einer wissens- und lernfreundlicher Umgebung
  • die Beseitigung möglicher struktureller Hindernisse
  • die Erlangung eines Mehrwertes

Den Menschen als zentralen Pfeiler in seiner Rolle

  • als Träger von Wissen
  • als Nutzer des Wissens
  • als essentieller Unterstützer und Beteiligter der WM Strategie
  • als kreativer Innovationsträger

In diesem Rahmen bietet Wissensmanagement Konzepte und Methoden um

  • notwendiges Wissen zu bestimmen
  • vorhandene Wissen zu identifizieren, erfassen und aufzubewahren
  • vorhandenes Wissen effizient zu teilen und wieder anzuwenden
  • neues Wissen zu erlangen
  • sich zu entwickeln und Ziele zu erreichen

Essentiell ist, dass die Ziele einer Wissensmanagement-Strategie partizipativ definiert werden, den echten Bedürfnissen der Organisation entsprechen, allen Beteiligten einen Mehrwert bieten und von den Mitarbeitern getragen werden.

Ziele des Wissensmanagements

Mögliche Ziele innerhalb einer Organisation sind:

  • Management des Kernwissens einer Organisation durch Identifikation und Erfassung des vorhandenen Wissens
  • Nutzung des internen Potentials durch strukturenübergreifendes Teilen des Wissens und der Lernprozesse
  • Erhalt von personengebundenen Wissens, Minimierung des Verlustrisikos
  • Verbesserung von Kollaborationen und Kommunikationsflüssen durch Gründung von Interessensgruppen
  • Verbesserung von Prozessen durch Vermeidung von Doppelspurigkeiten
  • Kompetenzaufbau durch Identifikation von Wissenslücken und Strategien für den Wissenserwerb/die Wissensteilung
  • Stärkung der Innovationskraft durch optimalen Gebrauch des vorhandenen Wissens
  • (Re-) Zertifizierung nach ISO9001:2015

Hürden und Lösungen im Wissensmanagement

Studien zeigen, dass bis zu 80% der Wissensmanagement-Projekte die gesteckten Ziele nicht erreichen. Hauptgrund ist dabei der Faktor Mensch. Fehlende Motivation durch unklare Zielsetzung, enttäuschte Erwartungen, fehlender eigener Vorteil oder hinderliche Organisationskultur führen zum schnellen Erlahmen der Strategie.

Daher ist es äusserst wichtig, egal ob „nur“ eine einzige Methode eingeführt werden soll oder ob ein umfassendes Wissensmanagement eingeführt wird, klar, bedürfnisorientiert und partizipativ zu arbeiten.

Unklare Zielsetzung: Die Basis für eine realistische und daher motivierende Zielsetzung sind ähnliche Vorstellungen darüber, was erreicht werden soll. Gemeinsame Definitionen, Bedürfnisanalysen und Beträge führen dazu, dass das Ziel von allen Beteiligten getragen wird und für sie alle sinnvoll ist.

Zu hohe Erwartungen: Wissensmanagement kann nicht von heute auf morgen interne Probleme lösen und der Organisation neuen Aufschwung geben. Es kann aber Impulse auslösen und die Gemeinschaft fördern, was mit zu einer veränderten Organisationskultur führen kann.

Fehlender eigener Vorteil: Jeder Mensch teilt gerne sein Wissen- wenn er denn auch vom Wissen anderer profitieren kann, in seiner Arbeitsweise effizienter wird oder sinnvolle Arbeit verrichten kann. Wissensmanagement kann daher nur funktionieren, wenn für alle Beteiligten etwas herausspringt, sie einen Nutzen sehen, sie wertvolle Beträge machen können und sie sich selbst weiterentwickeln können.

Hinderliche Kultur: Nur wenn von oben vorgelebt wird, dass Wissen teilen, lernen und sich weiterentwickeln erwünscht und gefördert wird, kann Wissensmanagement funktionieren. Es braucht Räume und Zeit, um diese Kultur zu schaffen und damit den konstruktiven Austausch zu fördern.

Und zu guter Letzt- zu wenig Zeit: Ohne Initialaufwand wird es nicht gehen. Ziele müssen definiert, Bedürfnisse analysiert und die Strategie kommuniziert werden. Jedoch ist es essentiell für die nachhaltige Implementierung der Prozesse und Methoden, dass sie in den Arbeitsfluss der Menschen integriert werden, so dass für den Einzelnen kein wirklicher Mehraufwand entsteht. Das Ziel ist es, die Arbeit nicht nur effizienter und qualitativ besser zu machen, sondern auch spannender, herausfordernder und befriedigender.

Wissensmanagement und ISO9001:2015

Seit kurzem schreibt die ISO9001 Norm vor, dass Firmen und Organisationen ihren Wissensbedarf analysieren, vorhandenes und fehlendes Wissen identifizieren, und die Risiken von Wissensverlust minimieren sollen. Spätestens bei einer Re-Zertifizierung muss die Organisation aufzeichnen, dass sie sich mit diesen Themen des Wissensmanagements beschäftigt hat. Diese Gelegenheit kann genutzt werden, und eine angewandte, zielgerichtete und nachhaltige Wissensmanagement- Strategie zu initiieren und implementieren.